管理規約の変更

管理規約の変更

区分所有法第剖条には「規約の設定・変更・廃止は区分所有者および議決権総数の
各4分の3以上を必要とする」とあります。区分所有者および議決権総数の各4分の3以上があれば、
規約の設定、変更、廃止が可能なわけです。このことは一般的にそれぞれのマンションの規約にも書かれているはずです。

先に述べたとおり一般的に分譲会社が分譲当初の規約を用意しています。分譲会社
が用意しているわけですから、まれに分譲会社にとって有利な規約になっているケースもあります。
また、その建物の状況や利用方法にまったく合っていない規約になっているケースも多くみられます。
規約の変更は手続きにのっとって正しく行なえばいつでもできます。
住民にとってもっとも分かりやすく使いやすい、困ったときに解決の糸口がつかめる、そんな規約にすることが大切です。
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活用しなければ宝の持ち腐れ
どんなに立派な規約をつくったとしても、それを住民全員がきちんと理解し、ルールを守り、正しく運用しなければ意味がありません。
管理組合の一員である以上、一度は規約に目を通しておく、住民全体に向けてときどき広報する、などの啓蒙活動が必要です。
「赤信号は止まりましょう」という約束をつくったとしても、それをひとりが破り、ふたりが破り、やがて誰も守らなくなってしまったら、
社会の秩序は乱れしまいますよね。

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管理規約を変更する

管理規約って変更できるの?

契約時に分譲会社が用意していることがほとんど
ですが、自分たちのマンションに合うように変更することをおすすめします。

「管理規約」とは「そのマンションを所有し、生活するために守らなければならない約束事を明文化しているもの」です。
表現を変えて「マンション内の憲法・法律・条例」といってもいいでしょう。
マンションには、マンション内の約束としての管理規約があり、
そのうえに全国共通のマンション(区分所有建物)の約束として「区分所有法」という法律があります。
したがって、マンションの管理規約も原則として「区分所有法」にのっとって作成されています。


管理規約はいつできる?
さて、管理規約はいつ、誰がつくっているのでしょう?通常、管理規約は分譲時に分譲会社が用意し、
契約時にひととおりの説明があり、印鑑を押す書類のひとつになっています。
つまり「確認し、了解しました」という印鑑を職入者(区分所有者)からそれぞれ押してもらい、
それらが集まったときに、正式に規約として成立するという形態をとっているということです。
>>詳しいことはコチラに載っています。

このように、分譲時の最初の規約を作っているのは分譲会社で、それを確認了承し
た住民が共同生活をはじめたときに発効しているというケースが一般的です。

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自主管理って大変?

自主管理は一般に、設備の点検業務などは各専門業者と契約するものの、管理人業
務を管理会社に委託するわけではなく、集金業務や帳簿整理といった事務業務などを
役員で協力しあって行なう管理のことを指しています。では、管理会社にすべての業務を委託する場合と比較して、
自主管理は理事会の負担が極端に大きいのでしょうか?必ずしもそうではありません。

これまで述べてきたとおり、マンションの管理をする主体は管理組合です。
ですから、管理会社に管理人業務を委託していたとしても、管理組合や理事会が日常管理の内容を正確に把握し、
常にチェックしておかなければならないのです。清掃が行なわれたら、その清掃の確認。
設備点検が行なわれたら、異常がなかったかどうかの確認。修繕の必要な箇所が発生しそうかどうかのチェック。
入転居が行われたら所有者・居住者の確認。会計帳簿の確認やその監査。以上のような業務は、委託管理であっても
自主管理であっても、理事会がしなければいけないことです。そういった面でみると理事の負担はそれほど違いません。
自主管理についてここ→で詳しく調べてみました。

もちろん管理会社に委託すると負担が減る面はあります。素人の住民だけではわか
らない、判断できないことも、スムーズに処理してくれるというメリットもあります。
しかし、よく管理会社は「管理会社が全部やりますので、管理組合や理事は何もしな
くてもいいですよ」といいますが、自分たちの大切な財産の管理を、他人に一から十
までまかせてしまってもよいのでしょうか?自主管理と委託管理、それぞれの長所
短所をよく理解したうえで管理形態を選択するのが望ましいのです。


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管理業務の形態

自主管理についてお話する前に、管理会社に管理業務を委託する形態について簡単
にまとめましょう。これには大きく分けて3種類あります。

⑪管理会社へ一括委託……管理組合が、管理会社に清掃業務や管理人の派遣、各種設備の点検業務、
集金支払い帳簿整理などの事務業務などを一括して依頼するケースです。
②管理会社へ部分委託……管理人業務だけ管理会社と直接契約する、といったケースです。
一般的には各種設備の点検業務や清掃業務などを、管理会社と分離してそれぞれ専門の業者に委託するケースが多く見受けられます。
管理人業務のうち、集金業務や帳簿整理などの事務業務だけを管理会社に委託しているケースも見られます
③自主管理……「自力管理」ともいわれていますが、マンションの管理をすべて役員で行なうケースです。
とはいっても、マンションには専門的知識をもった人でなければわからない保守管理もあり、有資格者でなければ点検できない業務もあります。
したがって、自主管理といっても設備の管理業務を専門業者に委託したり、清掃業務を清掃会社に委託したり、
管理人を人材派遣会社などから派遣してり、清掃業務を清掃会社に委託しもらっている管理組合もあります。
私の場合はここ→でもう少し細かいところまで調べました。

その管理をスムーズに行なうためには、明確で分かりやすいルールと、それらを明文
化して住民全体の共通認識にしていくということが大切です。そのために、広報など
を通した良好なコミュニティの形成を進めていくことも「管理」の一部でしょう。

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管理会社の変更

管理会社を変更する

管理会社に管理業務を委託しているからといって、管理組合に建物の維持管理の責任がなくなるわけではありません。
管理会社はあくまでも「管理組合の業務(の一部)を協力している」、区分所有者にとってのパートナーにすぎません。

つまり、パートナーとの相性が悪いのであれば、変更することに何ら問題はありません。
区分所有者全員にとって、自分の財産の管理を協力してもらうにふさわしい管理会社でなければ、
業務を委託することをやめ、相応の管理会社に変更するなり、自分たちで管理(自主管理)をしていけばよいのです。
総会の手続きにのっとって総会決議を得て可決され、
管理会社との契約に基づいて正規の手続きをとれば(一方的な解約はあとで不利になることがありえます)、
管理会社はいつでも変更、解約することが可能です。常に主役は管理組合です。
建物の維持管理をする義務があるのは管理組合であり、管理組合とは区分所有者全員なのですから。
私は詳しい事については>>で調べました。

しかし、今のところ「マンション管理士でなければしてはいけない」という業務が設定されているわけではありません。
また、すべてのマンション管理士があらゆる業務に精通しているというわけ
でもありません。マンションの問題で相談したいとき、「マンション管理士」にまかせ
たから大丈夫、ではなく、信頼できる、「マンション管理士や相談に乗ってくれる専門家」を自分自身で探すことが大切です。

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マンションの管理会社

管理会社を変える事は出来るの?

管理会社は管理を協力するだけで、管理の主体にはなりえません。
仕事内容に問題などがあれば、管理会社を変える事は可能です。

マンション管理をする義務は管理組合にあり、管理組合とは区分所有者全員である、

ということは、前の2項で説明しました。では、管理会社の仕事は何か?建物の管
理を引き受けてくれているのでしょうか?
本来、自分たちの財産(建物)の管理は自分たちでやらなければいけません。した
がって、建物の管理を所有者以外の誰かに丸投げするのは少し無責任です。自分の金
庫の鍵を渡してしまって「管理しておいて」と頼む人は少ないのではないでしょうか。
言葉遊びのように感じるかもしれませんが、管理会社の仕事は、本来、管理組合が
しなければいけない建物の管理の一部を「協力する」ことです。あくまでも管理をす
る主体は管理組合です。建物や設備の維持管理の素人である住民の集まる理事会や管
理組合が、技術的にも時間的にも充分にできない範囲の事項について、費用を払って
管理会社に協力してもらっているというのが、管理組合と管理会社の関係です。

管理会社に委託することとは一般的には、「建物・設備管理業務」と「事務管理業務」があります。

これは「ハード面」「ソフト面」と同じ分類です。
建物・設備管理には、日常の清掃や植栽の手入れ、エレベーター、消火設備、受水槽といった各種設備の点検などがあります。
もちろん、これらを一括してひとつの管理会社に委託することもできますし、エレベーターはエレベーターメンテナンス業者、
給排水設備はその専門業者、清掃は清掃業者というように、それぞれ別の専門業者に分割して委託することもできます。
管理会社の変更について>>で詳しく調べました。

事務管理には管理費・積立金などの集金、共用部分の光熱費の支払い、帳簿の整理、管理人業務などがあたります。
これらも一括して委託する場合と業務の一部(たとえば管理人業務など)を委託する場合のいずれも可能です。

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権利と義務

役員・総会での権利と義務

とはいえ区分所有者全員が一堂に会して会議を行ない運営方針を決めていくという
ことはきわめて困難ですので、一般的には「理事会」という組織をつくります。理事
会は、いわば日常の維持管理を執行するための、区分所有者全員の代表団です。

理事会を特定の人のみで常に運営していくというのは、その特定の人たちの負担が
大きく、運営もかたよってしまう危険性があります。したがって多くのマンションで
は一定期間で交代するシステムを採用しています。つまり一、二年すると区分所有者
全員がひと通り理事会役員を経験するようなシステムになっているのです。所有者は
必ず理事をしなければいけない、という規則はありませんが、前述の通り所有者であ
る以上、建物を守る義務があります。そのためにも理事をすることは、みんなの財産
を守るためⅡ自分自身の財産を守るためにも重要です。
詳細はコチラ>>をご覧ください。

また原則、理事会が執行する事項は「総会(区分所有法でいう「集会」)」において
決定された事項のみです。区分所有法では最低一年に1度は総会を開催することを義
務づけています。総会では区分所有者全員が集まり、審議事項について話し合い、採
決が行なわれます。事情があって出席できない人にも、委任状などで意志を表明する
機会が与えられます。大げさにいうと、総会でマンションの未来と価値が決まってい
きます。総会に出席して自分の意見を述べ、議案に対して意思表示することは、自分
たちの財産を守っている区分所有者の権利でもあり、義務でもあるわけです。

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マンションの管理組合

管理組合には入らないといけないの?

マンションの所有者はすべて管理組合に所属します。
同時に、マンションを共同で管理していく義務が生まれるのです。

「区分所有法」第3条には、「区分所有者の団体」という項目があり「区分所有者は、
全員で、建物並びにその敷地および付属施設の管理を行なうための団体を構成し……」
とあります。つまり、一般に「管理組合」といわれているのは、この区分所有法でい
うところの「団体」を指します。ということは、ひとつの建物を多くの人で共有した
場合、つまり「区分所有者」になった場合、いやおうなしにその団体である管理組合に所属することになります。
詳しくは→に載っています。

共用部分を守っていく義務
マンションには共用部分と専有部分があります。しかも共用部分と専有部分はまっ
たく別物というわけではなく、相互に密接な関係があります。専有部分は共用部分に
影響をおよぼさない限り、比較的自由につくり替えることができますが、その自由度
は戸建住宅などの、ひとりが所有している建物とくらべればはるかに小さいです。
とはいっても専有部分は自分のものだから自分で手入れをし、維持管理をしていく
でしょう。では、共用部分はどうでしょうか?
共用部分は区分所有者全員の財産です。区分所有者全員で掃除をし、壊れたら取り
替え、補修するなどして、守っていかなければなりません。つまりマンションを購入
すれば、「管理組合」という団体に自動的に所属することになり、建物全体を守って
いく義務が発生するということです。

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マンションの管理

ハード面の管理
共用部分には、外構、廊下、階段、駐車場、集会所といった建築部分と受水槽、給
排水管、ガス管、給水ポンプ、エレベーター、共同アンテナ、電気・電話線などとい
った設備の部分があります。それらについて日常的に清掃し、点検し、異常がないか、
支障をきたしていないかなどを確認することが必要になります。外壁の塗り替えや屋
上防水の補修、設備の取り替えなどを計画的に実施することも、長期にわたりマンションで生活するうえで非常に重要なことです。
また、専有部分であっても共用部分に大きく影響を与えるリフォームなどを抑制することも管理の大切な一面です。
同様にバルコニーやテラス、専用庭は、特定の住民が利用していたとしても共用部分なので、
それらも適切に維持管理することも管理組合の行なう管理の仕事です。

ソフト面の管理
多くの人が共同で生活をするためには共通のルールが必要です。騒音の問題、駐車
場や駐輪場の使い方、ペットの問題などといったルールを策定し、それを守るように
啓発していくことも管理の一而です。そのために広報をしたり、住民同士が連絡を取
り合ったりすることが必要です。さらに、建物を適切に維持管理するためにはお金が
必要です。共用部分の維持管理のために必要なお金をどのように集めるか、それをど
のように使っていくか、などをマネージメントすることも重要です。
マンションは多くの人たちと共同で管理をしていくということが最大の特徴です。

管理のすみわけについてここ→に詳しい事が書いているのでよろしければ読んでみてください。

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マンション管理士

持ち家の戸建住宅の「管理」を想像してみてください。掃除をしたり、設備の点検を行なったり、
外壁や屋根を定期的に塗り替えたり、家族が何人いるかを正確に把握したり、家族の部屋を割り当てたり、
家族同士の約束事(ピアノは何時まで、この部屋の片づけは誰がやるなど)を決めたり、地域の町内会などとのつきあいをしたり、
日常生活や大きな行事などの予算をたてたり……とさまざまありますね。

これらの内容を見てみると、マンションに限らず、建物の管理はその性格から以下の2種類に分けられることがわかります。

●建物や設備などの維持管理(メンテナンス)……ハード面
●建物の運営(マネージメント)と生活の管理(コミュニティ)……ソフト面
マンションはひとつの建物を複数の人で所有しています。そこにはみんなで共同で所有している共用部分と、
所有者だけが所有している専有部分があり、それらは法律(区分所有法)や管理規約などで明確に分離されています。
マンションの管理組合が行なう管理は、共用部分の管理になります。
私がその他の管理について詳しく勉強したのはこのページです。→

十マンション管理士とは十
「マンションの管理の適正化の推進に関する法律(マンション管理適正化法)」のなか
で、国家資格として定められたのが「マンション管理士」です。マンション管理士の
業務には、管理規約の見直し、修繕計画の作成の助言、居住ルール策定のアドバイス
などを行なうことが想定されています。もちろん管理組合や区分所有者からの個々の
具体的な相談に応じることも重要な業務になるでしょう。

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